ABC分析で補修部品の在庫コストを削減する——医療機器サービスパーツのランク別管理と発注ルール設計

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補修部品の棚は、静かに膨らむ。

高額な基板が3年動かないまま棚の奥にある。一方でよく壊れるパッキンは毎回「欠品でお待たせしました」になる。

これは担当者の発注センスの問題ではない。部品を同じ扱いで管理していること自体が、仕組みの欠陥だ。

よくある失敗——「とりあえず多めに発注」の代償

現場でよく見る失敗は、だいたい3パターンに分かれる。

1つ目は、高額部品の見込み発注だ。「また同じ故障が来るかもしれない」という不安から、単価数十万円のユニットを予備で持ってしまう。結果、倉庫にはほぼ動かない在庫が資産として眠る。

2つ目は、消耗品の欠品だ。安価で使用頻度が高いパッキンやフィルターほど、発注が後回しになる。「安いからいつでも買える」という油断が、現場では現物待ちの残業を生む。

3つ目は、発注ルールが担当者の頭の中にしかないことだ。前任者が異動すると、誰も「なぜこの部品を10個常備しているか」を説明できなくなる。

なぜ起きるのか——仕組みと情報設計の問題

原因は担当者の能力不足ではない。部品ごとの重要度を分けずに、全品目を同じ発注ルールで扱っていることが根本にある。

高額で使用頻度の低い部品と、安価で頻繁に使う部品を、同じ「在庫が減ったら発注」というルールで運用すれば、どちらかが必ず歪む。情報が個人の経験に依存し、基準が文書化されていないから、判断が毎回属人的になる。

この構造は、担当者ごとに作業手順がばらつく現場や、特定の人にしか対応できない体制と根が同じだ。人に依存した基準は、人が変わるたびに崩れる。

放置すると何が起きるか

在庫の歪みを放置すると、影響は品質と収益の両方に及ぶ。

デッドストックが増えれば、キャッシュが部品棚に固定される。倉庫スペースも圧迫される。逆に消耗品が欠品すれば、修理の着手が遅れ、顧客対応の品質にばらつきが出る。

顧客ごとに対応のスピードや質が変わる状態は、多くの場合こうした在庫・発注の仕組み不足が背景にある。引き継ぎの場面でも、基準がないと新任者は在庫量の妥当性を判断できず、結局また経験と勘に頼ることになる。

ABC分析の考え方とランク分けの手順

ABC分析は、部品を金額影響度でA・B・Cの3ランクに分ける手法だ。

Aランクは、年間使用金額（単価×使用数量）の累計で全体の概ね上位70〜80%を占める品目。品目数は少ないが、金額インパクトが大きい。

Bランクは、累計で次の15%程度を占める中位品目。

Cランクは、残りの品目群。品目数は多いが、1品目あたりの金額影響は小さい消耗品類が中心になる。

分類の起点は、過去1〜2年分の出庫実績と単価だ。感覚ではなく、実データで線を引くことが前提になる。

ランク別の在庫基準と発注ルール設計

ランクが決まったら、それぞれに別の運用ルールを当てる。

Aランクは、需要予測に基づく個別管理が基本になる。発注点は在庫を絞り、リードタイムと故障頻度から必要最小限を計算する。高額品を「念のため」で持つ発想から離れる。

Bランクは、定期発注方式が扱いやすい。月次や四半期で在庫を見直し、一定量を補充する。個別に細かく計算するより、運用負荷とのバランスを取る。

Cランクは、発注点方式でシンプルに回す。安価で頻繁に使う部品は、欠品しない量をまとめて確保し、発注の手間自体を減らす方向に振る。

医療機器の補修部品では、トレーサビリティや保守記録の扱いがQMS省令・ISO 13485の要求と関わる場合がある。ランク別ルールを設計する際は、記録の保持方法や変更管理の扱いについて、QMS責任者や品質部門への確認を挟んでおくと安全だ。

判断基準——手作業・テンプレ・ツールの境界線

すべてをシステム化する必要はない。品目数と更新頻度で判断すればいい。

品目数が数十件程度で、担当者が固定されているなら、Excelでの手作業管理でも十分に回る。ただし基準は必ず文書化する。

品目数が百〜数百件になり、複数人が発注に関わるなら、ランク分けと発注点をテンプレート化する段階だ。誰が見ても同じ判断ができる状態を作る。

品目数がさらに増え、拠点や担当者をまたいで在庫状況を共有する必要が出てきたら、在庫管理ツールの導入を検討する時期になる。Excelの限界は、更新の同時編集と履歴管理でまず表面化する。

今日からできる改善手順

Step 1は、過去1年分の出庫データを部品ごとに金額換算して並べることだ。使用数量×単価で年間消費金額を出す。

Step 2は、累計比率でA・B・Cにラインを引くことだ。上位70〜80%をA、次の15%程度をB、残りをCとする。まずは仮の線でいい。完璧な閾値より、動かしながら調整する方が早い。

Step 3は、ランクごとに発注方式と在庫基準を1枚の表にまとめ、担当者以外でも読める状態にすることだ。この表が、特定の人しか判断できない状態から抜け出す最初の一歩になる。

この3ステップは、特別なシステムがなくても今週中に着手できる。

よくある質問

ABC分析はどのくらいの品目数から始めるべきですか

目安は決まっていないが、部品点数が50〜100を超え、発注担当者の勘に依存し始めたと感じたタイミングが実務上の起点になりやすい。品目が少ないうちは全品目を個別管理する方が早いこともある。

医療機器の補修部品でもABC分析はそのまま使えますか

考え方自体は業種を問わず使える。ただし医療機器の場合、保守記録やトレーサビリティの扱いがQMS省令・ISO 13485の要求に関わることがあるため、在庫基準の変更が記録管理に影響しないか、事前にQMS責任者へ確認しておくことが望ましい。

Aランクの部品は在庫を厚めに持つべきではないのですか

金額影響が大きいからこそ、逆に個別の需要予測に基づいて絞り込むのが基本だ。故障頻度とリードタイムを根拠に必要数を計算し、「念のため」の在庫を減らす方向で設計する。

ランク分けは一度やれば終わりですか

終わらない。使用実績は毎年変動するため、半年〜1年に一度は出庫データを見直し、ランクの入れ替えを行う必要がある。見直しの周期自体もルール化しておくと、担当者が変わっても継続できる。

ツール紹介

ここまでの手順は手作業でも始められるが、品目数が増えるほど、集計と履歴管理の手間が現場を圧迫していく。次の一歩として、テンプレートやツールの活用も選択肢に入れておきたい。

クラウド型在庫管理システム

複数拠点・複数担当者で部品在庫を共有する場合、クラウド型の在庫管理システムは発注点の自動通知や使用実績の自動集計に対応しているものが多い。Excel管理からの移行を検討する段階なら、まずは無料トライアルのある製品で運用負荷の変化を比較するのが現実的だ。

ABC分析テンプレート・学習教材

社内にABC分析の経験者がいない場合、既製のテンプレートやExcel関数・在庫管理の学習教材を使うと、ゼロから設計するより早く基準を形にできる。まずは自社の出庫データを当てはめて、ランク分けの精度を確認するところから始めるとよい。